Как организовать файлы, чтобы вы действительно могли найти важные документы

Возьмите под контроль груды документов с помощью простой в использовании системы хранения документов и научитесь упорядочивать эти важные документы.

Джессика Беннетт — редактор, писатель и бывший цифровой помощник домашнего редактора в BHG. Она занимается дизайном интерьера, декорированием, благоустройством дома, уборкой, организацией и многим другим. Обладая почти пятилетним совместным опытом цифровой и журнальной журналистики, на сегодняшний день она написала более 800 статей для BHG.com, а ее статьи о дизайне интерьера и декорировании были представлены в 16 национальных печатных журналах, включая Do It Yourself, Country Home. , Красивые кухни и ванные комнаты, Секреты организации и многое другое. В настоящее время она получает сертификат дизайнера интерьера от Нью-Йоркского института искусства и дизайна.

Бумажная работа имеет свойство накапливаться быстро. Почта, квитанции, школьные документы, банковские выписки, налоговые документы и многое другое может быстро загромождать столешницы и поверхности стола, создавая беспорядок из бумаг, который кажется неуправляемым. К счастью, создать файловую систему, которая поможет вам управлять всей этой документацией, не так сложно, как вы думаете. Мы расскажем вам, как именно превратить хаотичные стопки отдельных бумаг в организованную систему управления файлами, за которой легко следить.

Во-первых, вам нужно выделить место для сбора любых новых бумаг, которые приходят к вам домой. Это будет ваш основной центр управления документами, где вы сортируете входящую почту, документы, квитанции, приглашения и другие документы, решая, что делать с каждым элементом. Затем вы создадите отдельные файлы или папки в зависимости от действия, которое необходимо выполнить дальше, и времени его выполнения. Это поможет вам расставить приоритеты по элементам, требующим внимания сейчас, например счетам, и бережно хранить такие вещи, как налоговые документы, которые могут вам понадобиться в будущем. Разработав определенный процесс работы с документами, вы сможете ежедневно небольшими шагами предотвращать большие нагромождения. Воспользуйтесь этими советами, чтобы создать систему организации файлов, которая будет работать на вас.

Компоненты Essentials для организации файлов

Выберите удобное место в вашем доме, чтобы настроить центр обработки бумаги, который станет основным центром вашей системы хранения документов. Это может быть домашний офис, кухня, столовая или прихожая. Где бы вы его ни разместили, убедитесь, что у вас достаточно места для следующих предметов:

Центральный почтовый ящик: Назначьте одно место для всей входящей бумаги, включая почту, квитанции, школьные документы, листовки и многое другое. Одна стопка, даже если она большая, более управляема, чем несколько небольших, разбросанных по всему дому.
Файл действия: Ежедневно просматривайте свой почтовый ящик, чтобы вытащить элементы, которые требуют внимания. Отсортируйте их по степени срочности в «файл действий», состоящий из трех частей. Держите файл в открытом доступе, чтобы не забывать его часто проверять.
Станция отходов: Держите шредер, мусорное ведро и мусорное ведро в пределах досягаемости, чтобы вы могли выбросить ненужную бумагу, как только она попадет в дом, прежде чем она попадет в ваш почтовый ящик.
Картотека: Если позволяет место, заведите картотеку для бумаг, которые не требуют действий, а только для архивирования. Если нет, соберите документы и поместите их в легкодоступную коробку или папку. Передавайте их на долговременное хранение, где бы оно ни находилось, ежемесячно.

Как создать файловую систему для важных документов

У профессионального органайзера Шарлотты Стейл из компании Simply Put Organizing есть интеллектуальная система для выявления, хранения и работы с документами, требующими внимания, всего за несколько минут в день. Выполните следующие действия, чтобы создать файловую систему, упрощающую работу с документами.

1. Настройте файл действий

Решите, какой тип файлового контейнера, состоящего из трех частей, соответствует вашему стилю организации и доступному пространству. Пометьте разделы «Сделать сейчас», «Сделать позже» и «В ожидании». Система, которую вы настроили для своих рабочих документов (это может быть папка-гармошка, настольный сортировщик с проволокой, штабелируемые ящики или цветные папки), должна соответствовать вашему стилю подачи документов.

Если вы склонны позволять вещам накапливаться, вам нужно визуальное напоминание о работе с бумагами. Прозрачные пластиковые лотки для укладки покажут вам, когда вам нужно принять меры по каждой категории. Если вы умеете раскладывать вещи по полочкам, вы можете упорядочить бумаги с минимальным визуальным беспорядком. Файловый ящик на рабочем столе, снабженный тремя помеченными папками, позволяет хранить необходимые действия поблизости, но выглядит аккуратно.

2. Сортируйте свой почтовый ящик

Для каждого элемента в папке «Входящие» спросите себя: какое следующее действие должно произойти и когда? Ответ предложит вам подать его в одну из категорий:

“Делай сейчас” включает в себя все, что вам нужно сделать на следующей неделе. Примеры включают счета к оплате, бланки разрешений и приглашения на вечеринки с ответами на приглашение.
«Сделай позже» содержит пункты, над которыми вы планируете действовать в течение следующих трех месяцев. Это могут быть листовки об отпуске, предложение рефинансирования от вашего банка или каталог, содержащий то, что вы планируете купить.
«В ожидании» включает все, на что вы ожидаете ответа, например квитанцию о покупке по почте, которая не прибыла.

Все остальное в вашем почтовом ящике, скорее всего, является архивом или справочным документом. Архивные документы, такие как банковские выписки, должны храниться в картотеке. Если у вас нет домашнего офиса, спрячьте шкаф для документов под задрапированной тканью консолью в гостиной или столовой. Во время уплаты налогов освободите место для бумаг за следующий год, переместив старые документы в папку-гармошку; затем переместите файл в стороннее хранилище.

3. Поддерживайте файл действий

«Думайте об этом как о живом, дышащем существе, похожем на рыбу, которую нужно взращивать каждый день», — говорит Стейл. Вот как не отставать от входящих документов и тех, которые ожидают в вашем файле действий, чтобы ничего не пропало:

Каждый день или два: Сортируйте документы из папки «Входящие» в файл действий. Кроме того, откройте свой файл «Сделать сейчас» и быстро примите меры по самым срочным задачам.
Раз в неделю: Откройте файл «Сделать позже» и предпримите все возможные действия, перемещая элементы в другие файлы в вашей системе или в корзину. Загляните в «Ожидание» и примите меры по мере необходимости. По мере того, как предметы разрешаются сами собой, переработайте бумагу или отложите ее для длительного хранения.
Раз в месяц: Переместите архивные документы в решение для долгосрочного хранения.

Как подать разные документы

Не позволяйте разрозненным бумагам, которые вы хотите сохранить, засорять ваш почтовый ящик или накапливаться в доме. Держите их под рукой, но не на виду, с этими идеями для различных типов документов: