Как только вы прочтете слова « организационная схема, ваш мозг вызывает в воображении образ какой-то сложной блок-схемы в конце руководства для сотрудников.
Вы подумаете: «Мне действительно не нужен один из них для моего строительного бизнеса», особенно если у вас есть небольшой бизнес.
Но вы ошибаетесь.
ВАША ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СХЕМА ДОЛЖНА ПОКАЗАТЬ И СКАЗАТЬ
Большинство строительных предприятий, как и многие предприятия в целом, не имеют организационной структуры.
Если они и есть, то только показывать внутреннюю структуру бизнеса.
Они не сказать люди внутри этой структуры, как принимаются решения.
Вот мое простое определение организационной схемы:
визуальное представление того, как бизнес принимает решения.
Ваша организационная структура должна быть машина принятия решений для вашего бизнеса.
ВРЕМЯ, ДЕНЬГИ, УСИЛИЯ ТЕРЯЮТСЯ БЕЗ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СХЕМЫ
Владение и ведение строительного бизнеса без этого машина принятия решений это все равно, что пытаться построить проект без набора планов.
Конечно, это можно сделать, но это будет стоить денег.
Вы потратите время, пытаясь решить проблемы на лету. Вы потратите деньги впустую, потому что будут допущены ошибки, которые, в свою очередь, увеличат неэффективность вашего производства.
Думайте об организационной схеме вашего строительного бизнеса как о наборе планов и объемов работ для вашего бизнеса.
3 ШАГА К СОЗДАНИЮ ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СХЕМЫ
Самая сложная часть разработки вашей организационной схемы — это знать, с чего начать.
Используйте образец ШАБЛОН ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СХЕМЫ чтобы начать выкладывать визуальное представление вашего бизнеса.
Ось X представляет подразделения вашего бизнеса, а ось Y представляет роли в вашем бизнесе.
ШАГ 1: ОПРЕДЕЛИТЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ВАШЕГО СТРОИТЕЛЬНОГО БИЗНЕСА
Если все зависит от вас, владельца бизнеса, то вы останетесь узким местом своей организации.
Если вы хотите избавиться от себя как от узкого места, то первый шаг в создании работающей организационной схемы — определить подразделения вашего бизнеса.
Большинство строительных компаний имеют как минимум три подразделения: операционное, административное и финансовое.
У вас может быть больше, и это нормально.
Если вы впервые пытаетесь создать организационную схему для своего строительного бизнеса, не усложняйте ее.
Перечислите подразделения вашего строительного бизнеса по оси X и определите их по тому, как они обслуживают ваш бизнес.
Операции — это то, КАК МЫ ПРОИЗВОДИМ РАБОТУ/ПРОДУКТ/УСЛУГУ.
Администрация — это то, КАК МЫ КООРДИНИРУЕМ СВЯЗЬ МЕЖДУ ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ.
Финансы — это то, КАК МЫ ИЗМЕРЯЕМ ПРИБЫЛЬНОСТЬ БИЗНЕСА.
ШАГ 2: ОПРЕДЕЛИТЕ РОЛИ В КАЖДОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ
Прежде чем вы начнете складывать все текущие рабочие места в вашем строительном бизнесе в свои недавно определенные подразделения, создайте еще один уровень организации по оси Y вашей диаграммы.
По оси Y определите роли в вашей организации.
Роли для вашей организации могут быть исполнительным, директором, менеджером, руководителем, поддержкой или начальным уровнем. (см. образец организационной схемы выше).
ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СОВЕТ: Роли определяют обязанности отдельных должностей — это последний шаг.
Исполнительная роль – несут ответственность за успешное выполнение своего соответствующего подразделения для достижения желаемого результата владельца (владельцев) бизнеса.
Роль директора – отвечает за руководство и поддержку менеджеров в подразделении.
Роль менеджера – отвечают за коммуникацию и координацию различных групп, за которые они несут ответственность.
Главная роль – отвечает за руководство командой (командами) для выполнения работы и обучение других членов команды (команд)
Роль поддержки – помогать руководителям, менеджерам и другому персоналу выполнять поставленные задачи для достижения командных целей
Начальная роль – выполнял поставленные задачи и способствовал успеху команды(ов)
Каждая роль на вашей организационной диаграмме — это уровень внутри вашей организации.
ШАГ 3: РАЗРАБОТКА ПОЗИЦИЙ
Теперь, когда вы определили подразделение внутри организации по оси X, определили роли (или уровни ответственности) по оси Y.
Последним шагом будет разработка отдельных позиций и присвоение им имени.
Название исполнительной, директорской и управленческой должностей, скорее всего, будет состоять из комбинации названия подразделения и роли.
Финансовый директор (CFO) — это должность исполнительного уровня для лица, ответственного за финансовое подразделение компании.
Операционный директор (DOO) может подчиняться главному операционному директору (COO), а руководители проектов подчиняются операционному директору.
Названия исполнительных и директорских должностей довольно стандартны для большинства предприятий. У вас будут более конкретные названия позиций для позиций «Лид», «Поддержка», «Вход» и даже «Помощник».
Не сбрасывайте со счетов силу названия должности или должности. Проверьте эту статью где я обсуждаю, как четко сформулированные названия должностей помогают привлечь сотрудников для вашего строительного бизнеса.
НАНИМАЙТЕ ДОЛЖНОСТЬ, А НЕ ЧЕЛОВЕКА
Структурированная и хорошо разработанная организационная схема показывает, как каждая должность поддерживает бизнес-операции на каждом уровне и в каждом подразделении.
Знаете ли вы, что вам не нужно показывать на организационной схеме?
Ответ: имена ваших сотрудников
Имена меняются по мере роста вашей компании. Функциональной роли должность не несет.
Это самая большая ошибка многих владельцев строительного бизнеса, когда они пытаются создать организационную структуру. Они думают о людях, которые в настоящее время выполняют «эту работу».
Вместо этого вам нужно подумать о том, что это за работа, как она называется и как она служит бизнесу в целом.
Если вы создаете позицию вокруг человека, а этот человек уходит, то перед вами остается невыполнимая задача. Вы должны найти другого человека, такого же, как тот, который ушел.
Но если вы спроектируете должность и перечислите обязанности и ответственность, а также покажете, как эта должность служит бизнесу в целом, то вы сможете нанять людей на эту должность, основываясь на необходимой вам компетентности и характере. Вам не придется полагаться на личность и опыт предыдущего человека.
Позиции не изменятся, но люди изменятся.
Забудьте имена. Сосредоточьтесь на позиции.
ПРЕИМУЩЕСТВА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СХЕМЫ
Организованный бизнес – более эффективный бизнес. Вы столкнетесь с меньшей неэффективностью, улучшите общение, и у вас будут более счастливые сотрудники.
Ваша организационная схема должна показывать и сообщать вашим сотрудникам их роли и обязанности, а также то, как они служат бизнесу в целом.
В моей предыдущей статье , я написал, что ваши сотрудники хотят знать «Что дальше?»
Лучший способ указать своим сотрудникам путь к успеху или ‘что дальше’ заключается в создании, отображении и обновлении вашей организационной диаграммы.
Ваша организационная структура — это машина для принятия решений.
«Это инструмент, который может использовать любой сотрудник, чтобы узнать, к кому обращаться с вопросами, ключевой информацией и проблемами». — Брюс Экфельдт
ОРГАНИЗУЙТЕ СВОЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ БИЗНЕС, ЧТОБЫ ПРИВЛЕЧЬ ВАШЕГО СЛЕДУЮЩЕГО ЛУЧШЕГО СОТРУДНИКА
Если вам нужна пошаговая система найма, в том числе о том, как разработать организационную структуру, которая работает как машина для принятия решений, зарегистрируйтесь в программе Built to Grow в Built to Built Academy®. Нажмите здесь, чтобы подать заявку на участие в программе Built to Grow, и обеспечьте себе место в нашей следующей когорте.
Как организовать строительство
Если у вас уже есть офис, вы переезжаете в новый или просто переезжаете в офис впервые после работы вне дома, мысль о создании или организации вашего офиса может быть пугающей.
Обычно мы ловим себя на том, что клянемся «навести здесь порядок в последний раз». Давайте смотреть правде в глаза. Может быть очень трудно найти то, что нам нужно, например, документы клиентов, чеки депозитов, табели учета рабочего времени и многие другие горы бумаги, которые генерирует наш бизнес. Мы запускаем этот порочный круг только для того, чтобы повторять тот же процесс в следующий раз, когда мы не можем что-то найти.
В чем секрет организации вашего офиса в последний раз? Ответ заключается в том, как вы планируете организовать свое окружение. В следующей серии статей давайте обсудим, как настроить свой офис и оставаться организованным раз и навсегда.
#1 – Создайте организационную схему бизнеса
Давайте договоримся об этом. Управляя нашим небольшим подрядным бизнесом, мы не всегда можем позволить себе нанять одного человека на каждую должность в компании. Например, человек, отвечающий на телефонные звонки, может помочь с заказом канцелярских товаров, диспетчер может отвечать за выдачу заказов на покупку, а ваш бухгалтер также может быть вашим отделом кадров. Мы все носим более одной шляпы, когда дело доходит до управления нашим малым бизнесом. Как можно все это организовать?
Простой. Определите свою организацию. Создание организационной схемы всех многочисленных различных должностей в вашей компании позволит вам назначить ответственных и, что еще важнее, подотчетных для каждой работы. Это положит конец всем «обвинениям» между сотрудниками, когда вы спрашиваете: «Какова моя роль в работе мистера Смита?»
Таким образом, секрет здесь в том, чтобы подумать о том, какая функция работы требует завершения, а затем спроектировать рабочую среду или место, чтобы соответствовать этой работе. Самая большая ошибка, которую вы можете совершить, — это сначала нанять кого-то, а затем просто дать ему работу, чтобы заполнить его день. Спроектируйте работу и окружающую среду и найдите подходящего человека, который ее заполнит.
#2 – Нарисуйте карту офиса
Вы, наверное, слышали, как лучшие спортсмены используют технику визуализации, чтобы помочь себе отбить бейсбольный мяч, выполнить штрафной бросок или забить мяч. Как мы можем надеяться организовать наш офис, если мы не знаем, как он будет выглядеть в конце? Вы бы спроектировали дом без чертежа? Это принцип, лежащий в основе этого секрета. Не спланируйте, и вы действительно планируете потерпеть неудачу.
Что карта вашего офиса может сделать для вас? Это поможет вам визуализировать конечный результат, который вы имеете в виду для своего офисного помещения. Не только то, что вы видите, но и то, что вы слышите, чувствуете, трогаете и, может быть, в некоторых случаях даже пробуете на вкус. После создания организационной схемы вы будете точно знать, сколько вакансий вам нужно заполнить. Карта или план просто помогут вам увидеть и спланировать, где должна выполняться каждая работа.
Например, если вы знаете, что ваш диспетчер будет исполнять обязанности менеджера по обслуживанию, проверяя заполненные тикеты с поля, то вы можете поставить его или ее в позицию, удаленную от представителя службы поддержки клиентов.
(CSR) комнату (которую я все равно рекомендую), чтобы их не прерывали техники, приходящие в магазин, чтобы сдать документы. Это позволяет диспетчеру общаться с техническим специалистом и задавать вопросы, не беспокоя CSR и не прерывая их во время ответа на вызов.
План — это не что иное, как физический чертеж офиса с высоты птичьего полета. Вот так. Возьмите карандаш и бумагу, чтобы сделать свой первый грубый набросок вместе с размерами пространства и тем, что в нем будет. Загрузите Adobe Reader для Mac бесплатно. Любые шкафы или встречное пространство вместе с тем, что происходит или находится в этих пространствах, должны учитываться.
#3 – Сложение путем вычитания
У вас есть только два варианта, когда дело доходит до космоса. Вы можете добавить больше места в свое помещение, добавив к своему первоначальному зданию или соорудив стеллажи или верхние шкафы, или использовать имеющееся пространство более эффективно, уменьшив, упростив и устранив то, что у вас уже есть, выбросив, продав или пожертвовав. Добавление большего пространства только создает больше мест для размещения мусора, который вам не нужен. Очевидно, что последний вариант мне больше всего нравится.
Я люблю жертвовать излишки канцелярских принадлежностей и барахла организации, которая действительно может их использовать, например школе. В некоторых случаях я признаю, что увеличение площади оправдано по мере роста компании, хотя последнее, что вы хотите делать, — это создавать себе дополнительные расходы на хранение дополнительных канцелярских принадлежностей. Действительно, сколько маркеров или стикеров Post-it нам нужно?
Гордитесь тем, что цените упрощенную среду с меньшим количеством вещей на столах или в картотеках. Разве мы все не должны стать более безбумажными? Задайте вопрос таким образом. Буду ли я проводить инвентаризацию и пополнять запасы вещей, которые у меня есть? Могу ли я определить, сколько мне нужно этого, а также как я буду повторно заказывать его у поставщика? Если вы не можете правильно ответить на вопрос, избавьтесь от него.
№ 4. Опишите процесс потока клиентов
Как работает ваша транзакционная система? Можете ли вы определить транзакционный цикл, который ведет вас от момента звонка клиента до самого конца, когда вы вносите его деньги на свой счет, и все остальное в промежутке? По сути, спросите себя: «Как работает эта компания?» Если вы не можете правильно ответить на этот вопрос, у вас может быть даже более серьезная проблема, чем вы думаете. Многие предприятия не полностью разрабатывают этот процесс и оставляют его на усмотрение выгоревших сотрудников каждый раз, когда возникает кризис в цикле.
Создайте простую блок-схему того, как ваши клиенты перемещаются по вашей компании с момента, когда они звонят, чтобы записаться на прием, до того момента, когда кто-то сдает свои документы. Описав этот процесс, вы обнаружите несколько других процессов, которые потребуют описания.
Например, вы можете отправить благодарственную открытку с купоном на скидку 25 долларов каждому клиенту, который воспользуется вашими услугами, и корзину с фруктами тем клиентам, которые потратят более 1,500 долларов в вашей компании. Вам нужно будет разработать систему, определяющую, какие клиенты тратят более 1,500 долларов, где вы будете покупать подарки, кто будет их покупать, кто отвечает за их отправку, как они будут доставлены и в какой момент вы их отправите.
Описывая процесс потока клиентов, вы четко увидите каждый дополнительный процесс, который должен быть на месте, чтобы ваш офис работал бесперебойно и без постоянной ручной работы.
# 5 – Расставьте приоритеты в работе каждой работы
Вы когда-нибудь видели сотрудников в своем офисе, которые очень заняты, но все еще не организованы или ничего не достигают? Проще говоря, каковы конечные результаты, которых каждый сотрудник пытается достичь каждый день? Каковы их приоритеты?
Написание должностных инструкций для каждой должности в вашей компании занимает месяцы, а в некоторых случаях даже годы, и это сложная задача. Так что действуйте поэтапно. Начните с расстановки приоритетов в 10 самых важных обязанностях дня для каждой должности, поставив самые важные из них под номером один, а наименее важные — под номером 10.
Таким образом, если бы я был CSR в вашей компании, я бы ожидал, что ответ на телефонный звонок будет моей задачей номер один, а регистрация тикетов будет дальше по списку. Дело не в том, что я не хочу, чтобы билеты были рассортированы. Я просто не хочу, чтобы это происходило до бронирования звонков клиентам, на которых вы зарабатываете настоящие деньги.
Начните с встречи с вашим офисным персоналом и совместного определения должностных обязанностей. Таким образом, все находятся на одной странице. Убедитесь, что у каждого есть копия списка.
# 6 – Перенесите свою компанию в 21 век
Вы всегда чувствуете, что вы последний, кто слышит о новейшем гаджете или программном обеспечении, и что, если бы вы только знали об этом, это могло бы спасти вашу компанию от потери производительности на тысячи?
Технологии — отличная штука, когда их можно использовать. Если вы все еще пользуетесь коммутируемым доступом, работаете на Windows 98 или не вложили средства в GPS для своих технических специалистов, то вы сдерживаете своих людей от некоторых великих технологических достижений, сделанных за последние десять лет, и, вероятно, потеряете деньги. из-за этого.
Эти «примочки» никуда не денутся, а только улучшаются. Перестаньте говорить, что вы будете ждать, пока выйдет следующая версия, после того, как они исправят все ошибки. Силиконовая долина является экспертом в том, чтобы подтолкнуть нас к себе, предлагая новейшие и лучшие технологии только после того, как мы только что купили их последнюю версию, и они будут продолжать делать это.
Так что начните включать технологии в свой годовой бюджет, чтобы обновлять свое программное и аппаратное обеспечение, а также любые другие доступные вам ресурсы для экономии времени, управления временем и повышения производительности. Отдача от этих инвестиций будет велика.
# 7 – Никаких секретных систем
Во всех крупных компаниях ключевой критерий — прозрачность всех систем. Есть ли ящики, полные вещей, о которых знают только определенные сотрудники? Что, если этот сотрудник заболел или уволился? Откуда всем знать, что делать?
Если вы видели или слышали какие-либо из моих прошлых видео или аудиозаписей или читали какие-либо из моих прошлых материалов, вы уже знаете, что один из основных принципов, которым я следую, — это иметь никаких секретных систем в нашей компании. Это означает, что если это достаточно хорошо для вас, то это достаточно хорошо для всех нас.
Любая система, которую вы разрабатываете, или любая процедурная документация, которую вы пишете, должны быть легко доступны и доступны всем для просмотра или прослушивания на своем рабочем месте. Если вы пишете сценарии для CSR, то каждая станция CSR должна иметь книгу сценариев, четко помеченную каждым сценарием. Если вы регистрируете билеты у техников, то с одной стороны вашей стены должен быть увеличенный плакат. Это позволит им увидеть, чего вы от них ожидаете, и на другой стороне стены должен быть увеличенный плакат о том, как они должны регистрировать билеты. Все системы и процедуры должны быть чистыми, простыми, инструктивными и находиться на виду.
Тратьте немного своего времени каждый день на планирование вашего офиса «под ключ», и вскоре вы обнаружите, что у вас будут более счастливые сотрудники, а значит, и более довольные клиенты, а значит, у вас будет гораздо меньше стресса и гораздо больше времени на работу. твои руки.
